Как писать гарантийное письмо об оплате задолженности

Инструкция, как правильно написать

Гражданский кодекс РФ или иные законодательные акты не содержат такого понятия, как гарантийное письмо, и тем более его не раскрывают. Следовательно, специальных обязательных требований к его написанию или оформлению не установлено.

При написании письма следует придерживаться следующих рекомендаций:

  1. Содержание письма должно получиться четким, понятным и не допускающим двоякого толкования используемых в нем слов и словосочетаний.
  2. Язык документа – строго деловой без каких-либо сленговых выражений, просторечий или жаргонизмов.
  3. Излагать мысли необходимо максимально кратко, без «воды».
  4. Текст письма должен быть информативным, то есть сообщать адресату определенные имеющие значение для дела сведения.

Гарантийное письмо составляется, как правило, на официальном бланке организации, содержащем его реквизиты, адрес и контактную информацию. В «шапке» указывается получатель: наименование организации или данные физического лица, адрес.

Формулировка «гарантийное письмо» используется не всегда. Однако будет правильным указать ее в качестве наименования документа. В письме должна быть изложены:

  • обстоятельства дела с указанием номера и даты договора или акта (при наличии), размера задолженности, обстоятельств ее возникновения, сроков погашения и прочей общей информации;
  • статьи законов и других нормативных документов, на которые отправитель ссылается;
  • суть гарантий, которые предоставляются кредитору данным письмом.

В случае, если целью направления документа является предоставление отсрочки или рассрочки платежа, необходимо изложить причины такой просьбы, и приложить для большей убедительности документы, подтверждающие доводы отправителя. Возможно указание на неблагоприятное финансовое состояние должника в текущий момент.

Максимально корректными будут следующие формулировки:

  • настоящим письмо гарантируем;
  • оплату задолженности в указанный срок подтверждаем;
  • обязуемся исполнить.

На документе ставятся подписи главного бухгалтера фирмы и руководителя, а также гербовая печать юридического лица при ее наличии у отправителя. При отсутствии печати или же в случае, если письмо пишется физическим лицом, на документе ставится только подпись. В гарантийном письме должны быть указаны его номер и дата составления.

Не следует указывать в письме о возможностях наложения на себя же штрафных санкций за ненадлежащее исполнение обязательства в установленный срок.

Подробнее о том, как правильно написать гарантийное письмо, мы рассказывали в этой статье, а от требованиях с составлению и других особенностях документа можно узнать тут.

  • настоящим письмо гарантируем;
  • оплату задолженности в указанный срок подтверждаем;
  • обязуемся исполнить.

Письмо-требование об оплате задолженности

Письмо-требование об оплате задолженности, образец которого приложен чуть ниже, может служить началом конструктивного диалога в деловой переписке. Документ формируется быстро, с соблюдением принятых в деловой переписке норм. Посредством этого письма (его еще называют претензионным) контрагент подталкивает своего делового партнера к оплате существующей задолженности.

Если подходить с юридической точки зрения, то это письмо, верно составленное, заверенное и зарегистрированное, будет дополнительным веским доказательством в пользу существования долга как такового. Это потребуется при возможном обращении в судебные инстанции.

Письмо-требование об оплате задолженности, образец которого приложен чуть ниже, может служить началом конструктивного диалога в деловой переписке. Документ формируется быстро, с соблюдением принятых в деловой переписке норм. Посредством этого письма (его еще называют претензионным) контрагент подталкивает своего делового партнера к оплате существующей задолженности.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

Максим Иванов
Автор статьи
Практикующий юрист с 1990 года

Убедить контрагента, что платежи после поставки товара, выполнения работ либо оказания услуг будут перечислены вовремя, поможет гарантийное письмо об оплате.

Оно представляет собой важный элемент деловой переписки между предприятиями и дает гарантию оплаты задолженности после предварительного выполнения обязательств одной из сторон по сделке. Эта бумага является основанием для внесения в соглашение отсрочки или рассрочки платежей, а также реструктуризации долга.

Образец гарантийного письма об оплате позволяет зафиксировать сроки и порядок расчета по поставке товара, аренде помещения или иному предмету сделки. Другими словами, этот документ представляет способ обеспечения исполнения финансовых обязательств стороной по договору. Он может являться ответом на претензию. Чтобы правильно составить письмо, стоит придерживаться соответствующих образцов оформления и бланков.

Гарантийное письмо подтверждает вашу готовность исполнить взятые обязательства по договору.

В зависимости от условий договора и принятых обязательств, содержание письма может существенно отличаться. Например, образец гарантийного письма на оплату аренды помещения содержит совершенно разные пункты по сравнению с аналогичным документом для налоговой инспекции.

Разберем, как правильно написать гарантийное письмо об оплате задолженности и рассмотрим образец этого документа по отдельным пунктам.


Образец гарантийного письма об оплате позволяет зафиксировать сроки и порядок расчета по поставке товара, аренде помещения или иному предмету сделки. Другими словами, этот документ представляет способ обеспечения исполнения финансовых обязательств стороной по договору. Он может являться ответом на претензию. Чтобы правильно составить письмо, стоит придерживаться соответствующих образцов оформления и бланков.

Образец гарантийного письма об оплате услуг и работ

Приведем пример написания гарантийного письма от физического лица в адрес организации.

Директору ООО «Щит и меч»
Иванченко Илье Михайловичу
от Петренко Владимира Владимировича,
проживающего по адресу:
г. Волгоград, ул. Гафури, д. 15 кв. 13.
Контактный тел.: +7 555555555

Я, Петренко Владимира Владимирович, обязуюсь оплатить работы, выполненные ООО «Щит и меч», согласно договору на оказание услуг от 18.04.2020 № 2 в сумме 18 600 (восемнадцать тысяч шестьсот) рублей в срок до 19.07.2020.

Читайте также:  Могу ли я подать в суд на врачей за халатность?

Скачать образец гарантийного письма об оплате услуг можно в сети Интернет или просто скопировать текст с этой страницы.

Письмо о гарантии оплатить работу пишется аналогично письму об услугах.

(подпись) (расшифровка подписи)

Что представляет собой гарантийное письмо

Иногда организация-заказчик не может своевременно исполнить обязательства по контракту и оплатить в указанный срок поставленные товары, работы или услуги. В такой ситуации он должен подготовить и направить поставщику гарантийное письмо об оплате долга. Действующее законодательство не предусматривает унифицированный образец гарантийного письма об оплате задолженности. Чтобы уведомить партнера о конкретных действиях, используют формат деловой переписки. Официальные обращения имеют юридическую значимость и учитываются судом. Поэтому предприятия вправе сообщать таким способом о согласии (акцепт) или предложении (оферта) заключить договор, сообщить о невозможности выполнить какие-то обязательства и так далее. Заказчик может направить поставщику информацию о переносе сроков взаиморасчетов или гарантировать выплату в определенный период. Чтобы обращение имело юридическую силу и могло использоваться в качестве доказательства в судебных спорах и разбирательствах, его необходимо составлять грамотно и корректно. Нужно указать факт и причину задолженности и установить обязательства по срокам перечисления денег.

Есть несколько причин, когда заказчику понадобится пример гарантийного письма об оплате задолженности:

Гарантийное письмо об оплате задолженности: основные требрвания


В данной статье предполагается рассмотреть особенности и правила составления (оформления) гарантии по оплате задолженности.

Юридическая значимость письма

Правильно составленное письмо является не только частью документооборота предприятия, но и представляет собой юридически значимый документ, которым:

  1. Предприятие признает наличие задолженности перед другой стороной (чтобы можно было учесть сроки исковой давности).
  2. Определяется размер задолженности одной стороны перед другой.
  3. Подтверждается факт договоренностей между контрагентами.

Все обязательства обеих сторон, указанные в гарантийном письме, регламентируются Гражданским Кодексом РФ:

  • обязательства продавца о поставке товаров или услуг в оговоренном количестве и в указанные сроки определяются 457, 465 и 467 статьями ГК РФ;
  • обязательства покупателя оплатить и принять товар или услугу в оговоренном объеме и сроке закреплены 484 и 485 ст.

Конечно, условий гарантийного письма лучше придерживаться: только при ответственном исполнении своих обязательств каждая из сторон сможет завоевать доверие у партнеров.

Это основные требования к стилю написания письма. Теперь разберем примеры составления гарантийного письма.

Как составить бланк юридическому лицу

Если гарантия составляется юридическим лицом, следует распечатать ее на фирменном бланке организации. Как правило, на нем уже проставлено наименование, а также реквизиты компании. Содержатся там и контактные данные, в том числе адрес, телефон и электронная почта.

Как уже отмечалось, единой формы здесь не предусмотрено. Однако на бланк распространяются все правила деловой переписки.

Составляется документ по следующему плану:

  1. Исходящий номер.
  2. Дата составления.
  3. Реквизиты организации-адресата: полное название, данные руководителя, банковские счета.
  4. Основной текст гарантии. Здесь может быть указано, что компания гарантирует проведение оплаты в размере ХХ рублей в срок до ХХ.ХХ.ХХ года.
  5. Печать фирмы.
  6. Подпись руководителя и главного бухгалтера.

Важно! Если речь идет о гарантии оплаты, можно прописать обязательство выплатить пени за просрочку перечислений.

Подписывать гарантийное письмо об оплате задолженности будет руководитель организации либо уполномоченный им представитель. Касательно последнего, следует приложить копию доверенности, подтверждающей полномочия сотрудника.

Стоит отметить, что сама по себе гарантия не является нормативным документом, положения которого обязательны к исполнению. Поэтому основной мотив при ее составлении исполнительность должника, просящего об отсрочке оплаты.

Принципы деловой переписки в случае возникновения задолженности

Ответом на претензию кредитора в адрес должника может стать гарантийное письмо об оплате задолженности; оно составляется в целях урегулирования взаимоотношений в досудебном порядке. В законодательстве такого термина нет, однако на практике подобные бланки применяют достаточно часто. Такой порядок может быть обязательным для сторон в соответствии с договором или законом (например, в случае заключения соглашения о поставке груза).

Однако для кредитора такая форма не будет препятствием для обращения в судебные органы, если иное не изложено в договоре. В том случае если срок исполнения обязательства наступил, а оплата за оказанные услуги, произведенные работы или поставленные товары не произведена, кредитор имеет полное право обратиться в суд для взыскания суммы долга, процентов, иных санкций, установленных контрактом, а также судебных издержек, состоящих из государственной пошлины, расходов на представителя. В этом случае должник может предложить поручительство или иные дополнительные гарантии исполнения обязательства: обеспечение и т.д.

Такую форму можно рассматривать как подтверждение долга, ведь гражданские взаимоотношения могут проходить несколько стадий. Если по каким-то причинам не заключался в письменной форме договор, не были подписаны акты выполнения работ, оказания услуг, счет-фактуры о поставке, то подобный бланк для суда будет служить подтверждением наличия гражданских взаимоотношений и определенных обязательств. Следует также отметить, что судья рассматривает все доказательства по собственному убеждению и в комплексе, поэтому заключение письменного договора с обозначением всех условий и порядка взаимодействий, правильное оформление каждого взаимодействия имеет важное практическое значение.

Читайте также:  Стоит ли открывать свой бизнес в 2020 году?

В деловой практике возможен и другой случай: когда срок оплаты по договору еще не наступил, но партнер уже знает, что он не сможет выполнить обязательства в срок. В этом случае также можно обратиться к поставщику с подобным обращением (используя тот же шаблон). И если в компании нет компетентного специалиста, который может составить письмо, предлагаем скачать образец гарантийного письма об оплате задолженности и использовать его, подставив нужные реквизиты.

2. Поставьте подписи директора и главного бухгалтера.

Нет времени читать статью?

Отправляют ГП курьерами, заказными письмами или по е-мейлу. Желательно получить уведомление о получении письма. Самые типичные ошибки при составлении ГП:

  • использование неформальной лексики, просторечия или сленга;
  • описание в ненужных подробностях предшествовавших событий – в письме укажите только непосредственную причину необходимости отсроченной оплаты;
  • расплывчатость в прописывании гарантийных обязательств – используйте точные и однозначные формулировки.

В своем письменном обязательстве физ- или юрлицо что-то гарантирует другому физ- или юрлицу. Это не коммерческий документ, часть переписки между деловыми партнерами.

Если предложение (оферта) одностороннее, то получается, что вторая сторона ничего не должна, так как ее подписи под этим письмом нет. В спорных ситуациях такие письма не дают никаких прав их авторам, но зато расширяют права получателям. Если только нет других документов, которые можно признать ответом на предложение.

Задача должника при составлении ГП – удержать взыскателя долга от обращения в суд за взысканием долга. Оно может быть ответом на претензию от поставщика. Но не защищает от дальнейших претензионных действий, взыскания долга и неустойки. Принимает или не принимает поставщик условия ГП – это его право, а не обязанность.

Основные виды

Зависимо от тех обещаний, которые берет на себя одна из сторон-участников документа, его принято делить на несколько типов:

  • с просьбой о реализации в кредит предмета договоренностей;
  • признание задержки или отсутствия оплаты, в соответствии с соглашением;
  • гарантийное письмо, как основа для письменного оформления договоренностей в дальнейшем.

Первые два варианта это документы, фиксирующие подтверждение одной из сторон обязательства оплатить работу, товар или услугу. Для получения юридической силы текст должен содержать:

  • номер договора;
  • любые банковские данные для оплаты.

Используется в отношениях по линии «поставщик – заказчик», при условии, что у лица, приобретающего товар в кредит, уже есть текущая, непогашенная задолженность. Применяется чаще как способ удержания клиентов из-за чрезмерной рискованности способа получения оплаты.

Ни один законодательный акт не прописывает конкретные нормы и требования, применяемые при составлении письма на оплату долга. Несмотря на это, для корректного оформления рекомендуется ознакомиться со статьями 435–443 Гражданского Кодекса РФ.

Документ должен иметь такие реквизиты:

  • заголовок с обязательным прописыванием номера договора;
  • название юридического, физического лица, его полный адрес;
  • текст;
  • подпись с расшифровкой, дата.

Для юридических лиц документы-гарантии составляются исключительно на бланке фирмы с указанием исходящего номера и проставлением печати. Желательна также подпись главного бухгалтера и руководителя.

Письмо про погашение задолженности – аналог долговой расписки. Поэтому в нем нередко предусматривается начисление штрафных санкций, указываются сроки, когда начинает начисляться пеня за просрочку в процентном соотношении от суммы долга.

Гарантийное письмо, которое выступает предпосылкой заключения соглашения — оферта – предложение, выражающее намерение подписать договор. Должно иметь конкретного адресата. К его оформлению предъявляются определенные требования:

  • включение всей необходимой информации относительно условий договора, имеющих особое значение;
  • конкретность обращения;
  • адресант – полномочное лицо предприятия;
  • текст должен подчеркивать намерение заключить договор;

В случае если перечисленные требования не будут соблюдены, рассматриваемый тип документа не будет иметь черт оферты и, соответственно, никакой юридической силы.

Установка срока для акцепта (принятия) – обязательное условие. Оферта не может быть отозвана до его окончания. К акцепту предъявляются определенные требования:

  • исходить от лица, которому было сделано предложение;
  • должен выражать полное согласие.

При их несоблюдении оферта рассматривается как предложение рекламного характера, которое не несет никакой нагрузки относительно выстраивания отношений.

  • включение всей необходимой информации относительно условий договора, имеющих особое значение;
  • конкретность обращения;
  • адресант – полномочное лицо предприятия;
  • текст должен подчеркивать намерение заключить договор;

Советы по составлению

Три основные составляющие описанной гарантии: указание предмета по оферте (работа, услуга, товар), само предложение (исполнить работу, поставку, совершить транзакцию и т.д.) и четкие сроки его выполнения.

Читайте также:  Продажа квартиры после покупки: сроки сделки

Рекомендации для составления гарантийного письма об оплате или о погашении задолженности:

  1. Оно должно быть оформлено в письменном или распечатанном виде. Желательно на листе формата А4.
  2. Если страниц несколько, то рекомендуется пронумеровать их и сшить (под наклейку с необходимой информацией по кол-ву листов, подписью ответственного и печатью).
  3. Чтобы оно имело высшую юридическую силу, его надо заверить в нотариальной конторе.

Гарантийное письмо это часть деловой переписки (когда речь идет о взаимодействии с юридическим лицом). Оно фиксируется в журнале в качестве исходящей и входящей (для второй стороны) документации. Но приравнивать по статусу к первичному документу, как договор, эту бумагу нельзя. Нотариальное заверение не является обязательным, т.к. это произвольно составляемый документ на основании обоюдного согласия. Но нотариальная заверка придает самостоятельно составленной документации правовой статус.

Рекомендации для составления гарантийного письма об оплате или о погашении задолженности:

  1. Оно должно быть оформлено в письменном или распечатанном виде. Желательно на листе формата А4.
  2. Если страниц несколько, то рекомендуется пронумеровать их и сшить (под наклейку с необходимой информацией по кол-ву листов, подписью ответственного и печатью).
  3. Чтобы оно имело высшую юридическую силу, его надо заверить в нотариальной конторе.

Примеры гарантийных писем

  1. Что такое гарантийное письмо?
  2. Содержание гарантийного письма
  3. Образцы гарантийных писем 2020 года

Деловой документооборот включает в себя разного типа письма. В нашем материале рассмотрим гарантийное письмо и его разновидности на примерах.

Образцы гарантийных писем 2020 года, можете скачать ниже.

Смысл гарантийного письма следует из его названия. Оформляя документ, одна сторона дает гарантию, что исполнит свои обещания в пользу другой стороны. Обычно используется для того, чтобы уверить:

Назначение формы

Физические и юридические лица ведут сотрудничество, опираясь на нормы договоренности. К таким расчетам относятся договора подряда, поставки, аренды, выполнения работ. Граждане обязуются оплачивать коммунальные услуги, газоснабжение, обеспечение водой и другими благами цивилизации.

Если заказчик, покупатель теряет платежеспособность, начинает копиться задолженность. Такая ситуация обостряет отношения между деловыми партнерами, становится почвой для формирования конфликта. Для урегулирования проблемы должник может направить кредитору информационно-гарантийное письмо. Такой бланк предназначен для предоставления гарантии исполнения текущих обязательств.

Например, арендатор использует помещение под торговую площадь. Бизнес временно не приносит прибыли и контрагент оказывается неспособным погасить арендные платежи. Посредством составления и отправки обеспечительной формы пользователь подтверждает арендодателю факт существования задолженности и просит предоставить отсрочку до момента получения первой выручки от продажи.

Гарантийная переписка – один из этапов досудебного урегулирования споров. Неплательщик обращается к поставщику, предлагает лояльные условия погашения долговой недоимки. Дополнительно заявитель указывает на бланке конкретные сроки перечисления денег, исполнения обязательств. Главная цель письма – убедить кредитора в надежности клиента, его исполнительности. Такие действия помогут сохранить партнерство, продолжить продуктивное сотрудничество.

Далее нужно понять, когда наступает момент предоставления гарантий. Поставщик вправе потребовать от клиента предоставить обеспечительное письмо накануне предстоящей поставки товаров, приобретенных на условиях кредита. Покупатель может запросить такое письмо, если продавец отгружает очень ценный груз. Кредитор инициирует предоставление гарантии по собственному усмотрению или взаимному соглашению сторон. Нередко бланк предоставляется в ответ на претензионное обращение кредитора.

Самый популярный момент использования гарантийных бланков – непогашенная задолженность, обязательство, неисполненное в срок. Например, продавец по договору поставки отгрузил материальные ценности контрагенту, но не получил условленной суммы денег. Чтобы взыскатель не принял решение расторгнуть контракт с ненадежным клиентом, последнему потребуется гарантировать перевод денег.


Гарантийная переписка – один из этапов досудебного урегулирования споров. Неплательщик обращается к поставщику, предлагает лояльные условия погашения долговой недоимки. Дополнительно заявитель указывает на бланке конкретные сроки перечисления денег, исполнения обязательств. Главная цель письма – убедить кредитора в надежности клиента, его исполнительности. Такие действия помогут сохранить партнерство, продолжить продуктивное сотрудничество.

Дополнительные рекомендации

Если документ планируется составлять от имени юридического лица, для данной цели рекомендуется использовать фирменный бланк предприятия и заверить его обязательно печатью. Не менее важным является подпись главного бухгалтера. Когда гарантийное письмо заверяется несколькими подписями руководствующих лиц, подобный документ выглядит намного убедительней.

Также рекомендуется заказать выписку ЕГРЮЛ и приложить ее к письму, так как это будет служить официальным подтверждением действий руководителя в качестве представителя компании. В случае подписи документа иным лицом, обязательно приложить приказ или доверенность, на основании которой сотрудник имеет полномочия выступать в качестве представителя.

Если документ был подписан иным лицом без соответствующего официального разрешения, то он не будет иметь юридической силы.

Также рекомендуется заказать выписку ЕГРЮЛ и приложить ее к письму, так как это будет служить официальным подтверждением действий руководителя в качестве представителя компании. В случае подписи документа иным лицом, обязательно приложить приказ или доверенность, на основании которой сотрудник имеет полномочия выступать в качестве представителя.

Ссылка на основную публикацию