Опись передаваемых документов

Опись передаваемых документов: скачать образец

Каждая организация обязана вести внутренний документооборот, состоящий из входящей корреспонденции, заключенных договоров, документов кадрового учета и отчетностей для проверяющих органов. Каждый из вышеперечисленных актов должен тщательно проверяться. Рассматриваемый процесс систематизируется при помощи различных видов описей документов. В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец описи документов для передачи другой организации и контролирующим органам.

Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно

Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно

Внутренний документооборот

Опись внутренних актов компании является неотъемлемой составляющей делопроизводства. В постоянной систематизации нуждается деловая переписка, первичная документация, различные реестры и личные дела наемного персонала. Существует несколько способов систематизации бумаг. Первый подразумевает категоризацию по дате составления документов, а второй по виду дел.

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов

Эксперты рекомендуют каждому предприятию использовать отдельные формы регистрации документов. К категории исходящей и входящей корреспонденции относятся различные письма, бандероли, претензии и просьбы сторонних организаций. В категорию кадровой документации следует собрать все внутренние приказы и распоряжения руководителя компании. В отдельную группу собираются различные протоколы, которые ведутся во время производственных совещаний, собраний членов учредительского состава или работников.

Отдельно следует хранить лицензии и сертификаты, а также распоряжения и приказы, связанные с основным направлением деятельности компании. Согласно установленному законом регламенту отдельным видом описи являются личные дела наемных рабочих и уволенного персонала. В состав личных дел сотрудников должны входить копии персональных документов (паспорт, диплом, ИНН, пенсионное удостоверение), справка о наличии или отсутствии судимости и копия трудовой книги. Среди дополнительных бланков, входящих в данный перечень, следует выделить приказ о принятии на работу, трудовое соглашение и должностные инструкции.

В некоторых сферах предпринимательской деятельности в состав личных дел сотрудников входит копия медицинской книжки. В случае с уволенными работниками, вышеперечисленный список следует дополнить ксерокопией приказа руководства компании о прекращении трудового соглашения. Важно обратить внимание на то, что для каждого работника следует подготовить отдельный пакет документов, который подшивается и передается на хранение в архив.


Многие внутренние документы организации, по истечении определенного срока передаются на хранение в архив. Согласно правилам установленным законом, передавать дела следует по истечении трех лет после завершения делопроизводственного процесса. Срок хранения бумаг на территории архива предприятия составляет не более десяти лет.

Применение и назначение описи

Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве. После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.

  • проверить правильность заголовков;
  • убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.

В каких случаях оно бывает нужно?

В деловых отношениях часто требуется направить в адрес контрагента по договору, должностного лица из государственного или муниципального органа власти или иного субъекта какие-то документы. В том случае, если в документе указан их адресат, всё просто: они просто передаются ему.

Читайте также:  Список электронных документов для налоговой расширился

Но что делать, если отправляется целый пакет документации, и при этом каждая бумага хоть и затрагивает интересы получателя, но прямо он в них не указывается? В этом случае может помочь сопроводительное письмо. В нём указывается:

  • Адресат, который должен получить этот пакет.
  • Перечень направляемых документов.
  • Причина, по которой они направляются.
  • Лицо, передающее необходимые бумаги.
  • Дальнейшие действия, которые ожидаются от получателя.

Сопроводительное письмо не является обязательным, однако он бывает крайне полезен в тех случаях, когда есть опасность, что передаваемый пакет затеряется или не будет использован по назначению.

Определяя, когда требуется опись документов, можно руководствоваться как обычаями делового оборота, так и нормативными актами. В частности, ФЗ «Об архивном деле» содержит перечень различных видов документации со сроками хранения.

Утеряна опись передачи документов

Если вы потеряли опись передачи документов в МФЦ или Росреестр, не волнуйтесь, вам выдадут результат услуги или сделают возврат документов на основании паспорта.


Всегда рада разъяснить. Автор

Особенности образца оформления

  1. Колонка «период сохранности» отсутствует, так как срок не ограничен.
  2. Номер присваивается по порядку. Новая документация пронумеровывается в порядке поступления.
  3. В большинстве случаев присутствует пояснение, примечание, в котором отмечено обоснование объединения в единую группу, сфера применения бумаг, назначение, и т.д.
  4. Когда документация сдается в национальный, региональный архив, опись оформляется в 4-х экземплярах. Для коммерческих организаций архивирование производится в соответствие с установленными в компании правилами.


Образец имеет нюансы, особенности в зависимости от инстанции, в которую направляются бумаги.

Нюансы оформления сдаточной описи для архивного хранения

Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.

Все дела, отобранные для архивного хранения, заносятся в сдаточную опись согласно собственному порядковому номеру, который, чаще всего, соответствует номенклатуре дел. Если передается несколько томов либо частей, то каждый том указывается под самостоятельным номеров (обязательно заносится фактическое число листов и крайние даты каждого тома).

Подписание сдаточной описи в архив осуществляется ее составителем, передающим дела (в его роли может выступать и составитель), а также принимающим дела, причем с указанием должности. Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.

Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.

Для отправки бумаг в судебную инстанцию, налоговое ведомство

Для отправления исковых требований образец описи не требуется. При составлении исковых претензий перечисляется перечень приложенных бумаг. Исключение составляют случаи, когда бумаг огромное множество.

Для передачи документации в налоговое ведомство образец необходим.

Опись документов или акт приема-передачи бумаг не является обязательным при оформлении сделок. Если стороны откажутся от его подписания и обменяются документами без какого-либо особенного сопровождения, их никто не накажет, не привлечёт к ответственности. Однако опытные делопроизводители уверены, что акт выполняет несколько очень важных функций и обходиться без него просто не разумно.

Опись документов для передачи в контролирующие органы

Многие контролирующие органы и муниципальные учреждения могут затребовать у юридического лица предоставление различных документов. При подготовке пакета документации потребуется составить опись бумаг, которая заверяется фирменной печатью и подписью руководителя.

Согласно установленным правилам, опись должна включать в себя название компании и её реквизиты, порядковый номер и заголовки, список пронумерованных бумаг и общий объем документов, а также сведения о суммарном количестве листов. Подробный список передаваемой документации составляется при передаче бумаг в налоговую службу, различные фонды и статистические организации. Кроме того, необходимо принять во внимание то, что подготовка описи бумаг может потребоваться при решении спорных вопросов через суд. На сегодняшний день нет строгих требований к списку документов.

Читайте также:  Нужен ли адвокат по гражданским делам?

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел

Давайте рассмотрим, как составить опись документов для налоговой по требованию. Для начала потребуется указать дату составления бумаг. В случае передачи товарной накладной или счет-фактуры следует указать регистрационный номер, который должен соответствовать номеру, указанному в журнале внутреннего учета. При передаче налоговой службе договоров и других документов, следует указывать дату их заполнения, присвоенный внутренний номер и сведения о второй стороне.

В случае подачи заявления в правоохранительные организации, также потребуется привести опись передаваемых документов. Данное требование является обязательным в случае наличия различных вложений в виде оправдательных или доказательных документов.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел

Составляем опись документов в налоговую

Напомним, что при отсутствии жестких требований к форме описи, ее структура и содержание все же конкретизированы. Чтобы понять обоснованность этих требований, необходимо понимать задачу, которая возложена на этот документ.

Опись документов для передачи в налоговую (образец приведен далее) – это не только скупой перечень прилагаемых документов, прежде всего, это «страховка» налогоплательщика в ситуации, если возникнут разногласия с инспекцией, или в ходе работы налоговиков с документами будет утерян какой-либо из них. В этих случаях правильно составленная опись в налоговую поможет избежать ответственности за непредоставление необходимых документов и начисления штрафных санкций.

Сопроводительная опись для сдачи документов в налоговую относится к административным документам, и по общему правилу подпадает под стандарт документов данной группы, в связи с чем должна содержать:

исходящий номер и сведения о дате регистрации документа;

в правом верхнем углу – сведения об адресате (ИФНС) и субъекте хозяйствования (полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактный телефон);

наименование документа – «Опись документов для передачи в ИФНС»;

перечень документов с указанием числа листов в сшивке;

указание на общее количество листов;

дата составления, печать (при наличии).

Важнейшие разделы описи – преамбула и перечень документов. Рассмотрим их более подробно.

Преамбула – часть текста, в которой налогоплательщик указывает на требование ФНС, согласно которому предоставляется данный пакет документов.

Перечень документов – основной раздел описи. При его формировании следует указывать:

порядковые номера позиций описи;

наименование документов, в ней перечисленных;

формат каждого документа – (оригинал, ксерокопия, заверенная копия);

регистрационные данные документа (при наличии – собственный номер, исходящий номер, и проч.);

количество листов по каждому из документов;

общее количество приложений и листов.

Опись документов в налоговую составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с пакетом подтверждающих документов в налоговые органы, в второй экземпляр, на котором специалист ИФНС должен проставить дату принятия документов к рассмотрению и регистрационный входящий номер – хранится у налогоплательщика.

При отправке пакета документов почтой (ценным письмом), также составляется сопроводительная опись письма в налоговую, на которой количество и номенклатура вложений подтверждается подписью почтового оператора.

подпись, фамилия и инициалы руководителя (ИП).

Как платить пошлину юридическому лицу

Юридическое лицо при постановке на учет автомобиля в ГИБДД оплачивает госпошлину только по безналичному расчету. Если кто-то из сотрудников самостоятельно произведет платеж – чек в Госавтоинспекции не примут.

Читайте также:  Как получить отсрочку по ипотечному кредиту?

Бухгалтер заполняет платежное поручение, указывает банковские реквизиты регистрирующего подразделения и производит платеж. При регистрации авто к общему пакету документов прикладывается платежное поручение с отметкой банка об исполнении платежа.

Важно: Госпошлина действительна в течение 12 месяцев после уплаты, нужно произвести регистрацию автомобиля за этот срок, чтобы не платить повторно.

4. На странице откроется график работы отделения Госавтоинспекции и реквизиты для заполнения квитанции на госпошлину.

В этой статье:

  1. Как получить верную квитанцию на оплату регистрации ИП
  2. Когда можно не оплачивать госпошлину за регистрацию ИП
  3. Способы оплаты госпошлины
  4. Когда может понадобится подтверждение оплаты госпошлины

Пример заполнения квитанции на оплату госпошлины при регистрации ИП

Если вам удобнее заполнять бланк квитанции от руки, получить пустой бланк можно в инспекции или ФНС, там же предоставят нужные реквизиты. В квитанции должны быть указаны следующие данные:

За что мы платим госпошлину

Госпошлина — это установленный НК РФ федеральный сбор (глава 25.3 НК РФ). Уплата госпошлины осуществляется как физлицами, так и бизнесом в случае обращения в различные органы (государственные, муниципальные, иные) за совершением определенных юридически значимых действий.

От того, какое действие требуется, зависит, какой КБК вы укажете в платежке. Для удобства представим основные виды действий, за которые уплачивается пошлина, в таблице и сразу приведем КБК для уплаты.

Юридически значимое действие

КБК для госпошлины

182 1 08 07010 01 1000 110

22 000 руб. — для организаций.

2 000 руб. — для «физиков»

321 1 08 07020 01 1000 110

От 350 до 1 600 руб.

188 1 08 07141 01 1000 110

Судебные пошлины, в т. ч.:

Размер пошлины зависит от вида обращения, цены иска и того, кто является истцом (заявителем) — организация или физлицо

182 1 08 01000 01 1000 110

182 1 08 03010 01 1000 110

182 1 08 03020 01 1000 110

182 1 08 02010 01 1000 110

О том, как госпошлина отразится в бухучете, читайте в статье «Основные проводки в бухучете по госпошлине».

Сформировать квитанцию на оплату госпошлины можно с помощью сервиса от ФНС nalog.ru. Заполнив обязательные поля, система автоматически заполнит реквизиты для оплаты госпошлины.

Судебные пошлины, в т. ч.:

Важные нюансы

Процедура зачисления денежных средств через интернет или терминалы (банкоматы) длится не более 10-15 минут. В редких случаях на это уходит 1 рабочий день. Если перевод был сделан из банковского отделения, то адресату придется ожидать поступлений в течение 2-3 суток.

Вниманию плательщиков государственной пошлины!

Очень часто налогоплательщики ломают голову по каким реквизитам совершить платеж за регистрацию ЮЛ или получения сведений из ЕГРЮЛ. Теперь все очень просто и доступно.

Для оплаты госпошлины электронно, ИНН физического лица заполняется обязательно!

Надо только выбрать вид необходимого платежа, и заполнить данные плательщика, который оплачивает госпошлину. Система сама сформирует вам квитанцию и все что Вам останется — это произвести платеж удобным способом.

КБК – 182 113 01020 01 6000 130 – плата за выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП
— Банк получателя – Отделение 1 Москва г. Москва 705
— счет 40101810800000010041
— БИК 044583001
— ИНН и КПП получателя средств — МИФНС России № 46 по г. Москве

Ссылка на основную публикацию