Получение трудовой: как отправить уведомление работнику

Сроки выдачи книжки уволенному для отдела кадров

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ, кадровики обязаны в день увольнения выдать работнику грамотно оформленный документ. В противном случае, за нарушение установленных сроков работодатель вынужден нести ответственность. Несвоевременный возврат документа влечет за собой наложение штрафных санкций. Если уволенный не забрал трудовую книжку в день расчета, то утром следующего дня ему отправляют уведомление. Следующим считается день после даты последнего рабочего дня уволившегося.

В случае, когда на уведомление ответ не получен, а по истечении времени работник обращается с просьбой о выдаче книжки, его заявление полежит удовлетворению в срок не более 3-х дней.

Читайте также статью ⇒ Читайте также статью ⇒ Как отправить трудовую книжку по почте.

Рассмотрим подробно алгоритм составления данных документов. Чтобы правильно составить требуемые документы, нужно знать, какую информацию они должны содержать.

В каких случаях составлять уведомления

В ТК РФ используются различные формулировки для обозначения ситуаций, когда требуется проинформировать работника. Назовем основные из них (Таблица 1).

Как видно из Таблицы 1, сам вид документа «уведомление» в ТК РФ упоминается не так часто, но все ситуации, требующие «извещения», «предупреждения», «уведомления» работника, следует трактовать как основание для издания этого вида документа.

Кроме того, уведомление может составляться в ситуациях, когда необходимо получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ. Традиционно принято использовать для этих целей такой вид документа, как заявление. Однако по своему смыслу заявление связано скорее с инициативой работника. Если же инициатива исходит от работодателя, то согласие, оформленное в виде заявления, выглядит несколько нелогично. Впрочем, это не будет нарушением с учетом того, что ТК РФ в большинстве случаев не определяет однозначно, с помощью какого вида документа должно быть оформлено согласие, и тогда главное, чтобы оно было.

Во всех этих ситуациях, прежде чем получить согласие работника, ему предварительно направляется уведомление с изложением обстоятельств, требующих определенных управленческих действий, которые могут быть осуществлены только с письменного согласия работника. Уведомление в этих ситуациях может:

  • только информировать работника о необходимости дать письменное согласие, а также о его праве отказаться (например, от командировки или работы в ночное время) или
  • содержать еще зону для внесения ответа работника (положительного или отрицательного) на предложение работодателя. Лучше, если заранее вы внесете трафарет этой надписи, чтобы работник отразил все нужные работодателю сведения (см. отметку «2» в Примере 4).

См. статью «Суды об уведомлениях и приказах, направленных по электронной почте» в № 8′ 2018

Как правило, издается 2 экземпляра уведомления и работник собственноручно оформляет не просто отметку о получении (когда его только информируют), но и сразу свой ответ с датой и подписью. Две данные надписи лучше подтверждать подписью работника отдельно в случаях, когда в получении он готов расписаться, а на предложение работодателя неизвестно как ответит (см. отметки «2» в Примерах 4 и 5, а также Примеры 6 и 7).

  • наименование организации – автора документа;
  • наименование вида документа;
  • место составления (издания) документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • подпись уполномоченного лица работодателя.

Каковы сроки перехода на электронные трудовые книжки

Предлагаем возможные бланки заявлений от работников и уведомлений о переходе на электронные (цифровые) трудовые книжки в 2020 году:

Образец уведомления

Общество с ограниченной ответственностью «Пирожков и компания»

Исх.№ 35 от 01.02.2003
Петрову Ивану Дмитриевичу
г. Ижевск, ул. Еловая, д.8

Читайте также:  Возврат Товара Поставщику При Усн

УВЕДОМЛЕНИЕ
О необходимости получения трудовой книжки

Трудовой договор №48 от 05.06.2000 года был расторгнут по соглашению сторон 29.01.2003 года. В связи с Вашей неявкой для получения трудовой книжки в назначенный день, документ Вам выдан не был.

В соответствии с ч.6 ст. 84.1 ТК РФ, уведомляем о необходимости в ближайшее время явиться в отдел кадров ООО «Пирожков и компания» для получения трудовой книжки, или дать письменное согласие на отправку ее почтой России.

Копия приказа о расторжении трудового договора.

Начальник отдела кадров Ильин И.В.


Трудовой договор №48 от 05.06.2000 года был расторгнут по соглашению сторон 29.01.2003 года. В связи с Вашей неявкой для получения трудовой книжки в назначенный день, документ Вам выдан не был.

Уведомление о выборе способа ведения трудовой книжки

С 2020 года, согласно ФЗ от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ, организован переход на электронные трудовые книжки. По утвержденным правилам наниматель должен письменно известить свой штат о таком событии, предоставить работникам право выбрать способ ведения трудовой книжки: на бумаге или в электронном виде. Как составить уведомление о выборе способа ведения трудовой книжки, разберемся в статье.

Получить заявление от сотрудника организация должна до 31 декабря 2020 года, а уведомить штат — до 31 октября 2020 года. Ранее этот срок был 30 июня, но его перенесли правительственным постановлением от 19 июня 2020 года № 887. Заявление требуется для того, чтобы пенсионный фонд сделал соответствующую отметку в блок данных о трудовой деятельности гражданина на своем информресурсе.

Через доверенное лицо

Доверительное лицо может обратиться к вам с просьбой о получении документа вместо своего родственника или знакомого. Часты обращения жён сотрудников, уволенных за прогул.

Не выходящие из запоя, уволенные на основании дисциплинарного взыскания их супруги не решают вопросов собственного жизнеобеспечения. Ни в коем случае в подобных ситуациях не передавайте документ. Если уволенный сотрудник:

  • болен;
  • находится за пределами города;
  • не может или не желает подойти лично,

он может обратиться с просьбой к доверенному лицу. В свою очередь он должен обеспечить его нотариально удостоверенной доверенностью на получение ТК. Без предъявления доверенности выдача документа третьим лицам недопустима.

Вопрос о выдаче ТК третьим лицам даже на основании доверенности – является спорным. Правила выдачи регламентируют лишь возможность получения лично, без передачи. Однако в некоторых случаях такой возможности может не представиться.

Как правило, кадровики выдают документ по доверенности, а рядом с записью о получении книжки, ставится фамилия и подпись доверенного лица, реквизиты доверенности. Когда должны отдавать трудовую книжку при увольнении — читайте тут.

Для подстраховки рекомендовано изымать разовую доверенность, а с иных видов доверенности снимать копию, подшивая заместительный документ в личное дело.


Вопрос о выдаче ТК третьим лицам даже на основании доверенности – является спорным. Правила выдачи регламентируют лишь возможность получения лично, без передачи. Однако в некоторых случаях такой возможности может не представиться.

Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении по образцу?

Составление этого документа не подчиняется особому регламенту, трудовое законодательство не указывает на особенности его оформление.

Основными критериями являются:

  • письменная форма;
  • вид официальной бумаги;
  • удостоверение уполномоченным лицом;
  • текст сообщения.

Его можно составить на фирменном бланке организации, или поставить штамп организации, с её реквизитами. Если это невозможно, или по усмотрению работодателя – в верхней части листа следует вписать наименование предприятия или компании.

Читайте также:  Определить отцовство по группе крови

В правой верхней части, под наименованием организации указываются:

  • Ф.И.О. владельца книжки;
  • его бывшая должность.

Строкой ниже, посередине листа вписывается наименование настоящего документа: «Уведомление». Ниже располагается основной текст. Он составляется в свободной форме и может иметь следующую формулировку: «Настоящим уведомляем Вас о необходимости срочно подойти в отдел кадров для получения трудовой книжки лично, или передать письменное согласие на её пересылку, с указанием адреса получателя».

Если речь идёт о работнике индивидуального предпринимателя, у которого отсутствует кадровая служба, он оформляет документ самостоятельно, собственноручно расписывается и ставит свою печать.

Текст уведомления может исходить из конкретной ситуации и отражать её специфику, что допускает замену «подойти» на «отправить доверенное лицо» и т.п., если документально зафиксирован факт невозможности личного прибытия уволившегося работника.

Этот документ составляется в двух экземплярах, один из которых подшивается в личное дело, а второй отправляется адресату.

По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

Переходим на электронные трудовые книжки: алгоритм действий

В декабре 2019 года приняты законы о введении электронных трудовых книжек:

  • Федеральный закон от 16.12.2019 №436-ФЗ, внесший поправки в Федеральный закон от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
  • Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ, внесший в Трудовой кодекс изменения в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

По большей части все положения, устанавливающие порядок ведения электронного документооборота, которые планировалось ввести, приняты. Поэтому в рамках данной статьи не будем повторяться, вместо этого приведем:

  • основные тезисы комментируемых законов;
  • памятку для работодателей, какие шаги они должны предпринять в ближайшее время.
  • внести изменения в должностные инструкции лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек и за представление соответствующей отчетности;
  • скорректировать график документооборота в части установления алгоритма и сроков подготовки необходимых документов и сведений;
  • дополнить новыми формулировками локальные акты, в которых упоминается трудовая книжка, например правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), инструкцию по делопроизводству.

3. Обеспечьте техническую готовность представления сведений

Статьи и консультации 2020 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

Даже если Вы заранее знаете, что работник не получит Ваше письмо с уведомлением, выполнить предписания ст. 84.1 ТК РФ необходимо обязательно.

Что это за документ?

Уведомлением о получении трудовой книжки называется документ, который в письменной форме доносит до владельца трудовой сведения о том, что тот должен самостоятельно явиться в отдел кадров или к руководству для получения своих бумаг в установленный срок. Такое письмо важно как для работодателя, так и для работника, так как позволяет урегулировать недоразумение и значительно сократить количество спорных ситуаций.

Уведомлением о получении трудовой книжки называется документ, который в письменной форме доносит до владельца трудовой сведения о том, что тот должен самостоятельно явиться в отдел кадров или к руководству для получения своих бумаг в установленный срок. Такое письмо важно как для работодателя, так и для работника, так как позволяет урегулировать недоразумение и значительно сократить количество спорных ситуаций.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ

В законе не определены сроки таких уведомлений. Предполагается, что стороны будут руководствоваться критериями разумности. Если дом находится в долевой собственности, не определен порядок пользования домом и помещения не закреплены за сестрой, она не вправе требовать выселения.

Читайте также:  Распечатать квитанцию на оплату налога по ИНН

Как правильно составить требование, его образец

Следующий документ, который так же поможет донести до жильца информацию о том, что его нахождение в квартире не желательно – требование о выселении.

Его форма не унифицирована, поэтому составляется произвольно собственником квартиры (как физическим, так и юридическим лицом). Структура его такая же, как и предупреждения, однако в нем не указываются условия, при которых возможно продление проживания в квартире.

Так же в требовании указывается, что в соответствии со статьей 35 ЖК РФ вы намерены обратиться в суд, если ваши претензии не будут удовлетворены в полном объеме в указанный срок.

Еще один документ, носящий рекомендательный характер – уведомление о выселении из жилого помещения. Чаще всего именно оно направляется незаконному жильцу уже после получения решения суда. Ко всем сведениям, которые указаны в требовании и предупреждении, добавляется еще и указание на решение судебного органа, с приложением его копии к уведомлению.

Заказное письмо

Должно быть отправлено по почте с обязательным уведомлением о вручении и описью вложения. Опись составляется сотрудником почты (в двух экземплярах), принимающим и оформляющим заказное письмо. Один экземпляр описи доставляется вместе с письмом квартиранту, другой остается у собственника жилого помещения.

Для вас работают БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ! Если вы хотите решить именно вашу проблему, тогда:

Судебная практика

В юридическую компанию обратился житель г.Коломна,, который не мог выселить из собственной квартиры жильца. Последний для него посторонний человек, зарегистрирован на основании договора найма жилого помещения. Однако от соседей поступали регулярные жалобы на нарушение жильцом общественного порядка.

В ходе разбирательства установлено, что арендатор использует квартиру не по назначению, сдает ее в субаренду посуточно, что запрещено условиями договора. В течение двух недель работы задокументированы факты поселения на платной основе посторонних лиц, инициировано составление двух протоколов админнарушений. Кроме того, собраны свидетельские показания.

Все доказательства представлены в уведомлении лицу, ему рассказаны перспективы финансовых потерь в случае судебного рассмотрения спора. Арендатор выполнил условия претензии, съехал в добровольном порядке, компенсировал собственнику затраты на юридические услуги.


Дополнительно с освобождением помещения можно потребовать возместить причиненный ущерб, погасить долг по коммунальным услугам. Обязанность по оплате электричества, газа, отопления, квартплаты за период проживания до последнего дня перед выселением не снимается.

Шаг 1. Устанавливаем срок для добровольного выселения

Процедура выселения человека из квартиры обязывает собственника пройти досудебный порядок (Определение Хабаровского краевого суда № 33-3131/2015 от 08.05.2015). О чем речь? До подачи иска в суд владелец квартиры, согласно п. 1 ст. 31 ЖК, обязательно должен установить для постояльца срок, в течение которого тот должен покинуть квартиру добровольно (Определение Мособлсуда № 33-11988/2015 от 25.05.2015).

Какой конкретно срок закон не определяет. Считается, что он должен быть разумным, но это не значит, что его должно хватить для поиска, аренды и приобретения нового жилья (Определение Оренбургского областного суда № 33-2668/2015 от 12.05.2015). Собственник определяет его самостоятельно.

Достаточно будет 14 дней, главное – уведомить о нем выселяемого человека желательно письменно. Например, заказным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении.

Если случай не касается выселения бывших членов семьи, дело не будет «склочным» и с большой долей вероятности уже вскоре будет вынесено решение в вашу пользу. Бывших членов семьи выселить значительно сложнее, потому советуем привлечь к делу профессиональных юристов.

Ссылка на основную публикацию